客戶派遣續約預警流

🎯 這條流程解決什麼

派遣合約一旦沒續成，整批派駐人力與穩定營收會在同一天跟著歸零，這是派遣公司最不願面對、卻又最常發生的情境。問題的根源幾乎都不是服務做得差，而是「太晚才想到」。多數派遣公司的續約管理仰賴業務的記憶與一張零散的 Excel 到期表，等到合約剩兩三週才回頭翻紀錄，往往才發現某個現場這季出勤狀況下滑、客戶窗口早有微詞，或是費率已經兩年沒調、利潤被通膨吃光。這時候才臨時拋方案，顯得倉促又被動，客戶很容易順勢比價、甚至轉單給競爭對手。

用純人工方式經營續約，一名業務手上若同時管二十到四十個派遣客戶，每月光是逐一回頭檢視出勤紀錄、調閱客訴與滿意度、整理派駐人數變化，再為每個即將到期的合約手寫一份續約說帖，至少要花掉半天到一整天。實務上根本沒人做得完，於是「到期才補救」變成常態，每年因為錯過經營時機而流失的客戶，往往佔掉續約失敗案件的一大半。

這條流程要解決的就是「時機」與「依據」兩件事：讓系統在合約到期前一兩個月就主動盤點每個客戶的服務健康度，並由 AI 依實際表現草擬對應的續約與調整方案，業務不再靠記憶救火，而是帶著數據提早布局。健康度所需的出勤數據可由 派遣出勤異常監控流 提供，續約話術也能用 內容改寫 配方再打磨一輪。若想把整套客戶經營節奏自動化，建議從 /automation 的排程思維開始規劃。

導入後的改變

導入前：續約靠業務個人記性與一張容易過期的到期表，常常合約剩兩週才驚覺要處理；服務健康度沒有量化，業務憑印象判斷「這個客戶應該還好」，等到客戶喊要砍人或不續才發現警訊早就存在；每份說帖都從零手寫，品質參差、效率低落。

導入後：系統每天自動掃描合約資料，到期前 60 天就把該客戶推到業務面前，附上出勤穩定度、異常次數、派駐人數變化的健康度評分，以及一份 AI 草擬的續約建議。業務的工作從「想起來要做」變成「打開待辦就有完整素材」。

以一家管理 150 個派遣合約的中型公司估算，導入後業務在續約前置作業上的工時可省下約六到七成，從每月一整天壓縮到兩三小時審閱；更關鍵的是因「太晚經營」而流失的客戶可望減少四到五成。續約率每提升一個百分點，對應的都是整批人力的年營收，效益遠大於建置成本。

流程怎麼運作

1. 觸發：到期前排程（📥）：流程以每日排程啟動，掃描 CRM 或合約資料庫，比對今天日期與每筆合約的到期日，鎖定落在預警區間（例如到期前 60 天、30 天、14 天）的客戶，分級觸發，越接近到期提醒越密集。
2. 盤點服務健康度（📊）：對每個命中的客戶，彙整這份合約期間的派駐人數變化、出勤穩定度（遲到早退與曠職比例）、異常事件與客訴紀錄，換算成一個可比較的健康度分數，並標出紅黃綠燈。
3. AI 草擬續約案（🧠）：AI 節點讀入健康度資料，依表現產出對應策略——綠燈客戶走「維持並小幅調費」、黃燈客戶走「先補強服務再談續約」、紅燈客戶則提示業務優先安撫並附上溝通話術草稿。
4. 建立經營任務（📋）：在 CRM 自動開立一張續約任務，帶入健康度摘要與 AI 方案，指派給該客戶的負責業務，並設定跟進期限。
5. 提醒業務跟進（🔔）：透過 Slack 或 Email 通知業務，明確標註「此為 AI 草稿，需人工確認費率與條件後再與客戶洽談」。

需要的工具與串接重點

在 n8n 或 Make 平台上，核心是一個 Schedule / Cron 觸發節點，建議設在每日清晨跑批。資料來源端，CRM 或合約資料庫負責提供到期日與客戶基本資料，出勤資料來源（打卡系統或考勤表）提供穩定度指標，兩者通常需要以客戶代號或合約編號做關聯。AI 撰寫節點負責把結構化的健康度數據轉成自然語言的續約建議與話術。Slack 負責即時推播任務、Email 則適合寄送較完整的續約說帖草稿。

串接重點有三：一是日期比對邏輯要用「到期日減今天」算天數，避免時區造成的誤差；二是出勤資料與客戶的關聯鍵一定要先確認對得起來，否則健康度會張冠李戴；三是 AI 提示詞要餵入足夠脈絡（合約期間、人數、異常摘要），並要求它分綠黃紅三級輸出，內容才有可操作性。

常見錯誤與注意事項

續約費率、派遣人數與合約條款涉及商務與勞動法遵判斷，AI 草擬的方案一律僅供內部參考，務必由業務或主管人工確認費率、服務範圍、勞健保負擔與法規要件後，再親自與客戶洽談，切勿讓系統自動發送報價或承諾任何條件。 派遣涉及《勞動基準法》與派遣相關規範，調整人數或費率前須評估對派遣勞工權益的影響，AI 不取代專業的商務與法務判斷。

其他常見坑：健康度評分的權重設定若不合理（例如把單次客訴看得太重），會誤導業務優先順序，建議上線初期由主管校準；客戶名單與出勤資料屬營業祕密與個資，存取權限要嚴格控管，AI 節點傳輸時也應避免外洩客戶識別資訊；預警區間若設太短（如只剩兩週），等於失去提早經營的意義，務必拉長。

台灣中小企業情境案例

台中一家專做製造業派遣的公司，手上約 120 個合約，過去續約全靠三位業務的記憶與一張共用 Excel。某季一口氣掉了三個大客戶，事後檢討才發現這幾個現場前半年出勤就一路下滑，客戶其實早有不滿，只是沒人系統性追蹤。導入這條預警流後，系統每天把到期前的客戶連同健康度推給業務，黃紅燈客戶能提早兩個月介入補強。半年後，因錯過時機而流失的客戶幾乎歸零，業務也反映「終於不是被合約追著跑」，整體續約率較去年同期明顯回升。

延伸應用

這條流程的骨架不只能用在續約。把觸發條件換成「客戶滿意度調查到期」，就成了定期回訪提醒；把健康度評分接上自動化儀表板，就能讓主管一眼掌握全公司客戶的紅黃綠燈分布。也可以再串一層，當某客戶連續兩季亮紅燈時，自動升級通知到業務主管而非僅承辦業務，形成分層預警。想把這類「依時間與狀態自動觸發經營動作」的設計複製到其他業務場景，可從 /automation 的排程與條件分支模式延伸，並到 /recipes 取用更多話術與說帖配方。

流程圖

用到的工具

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