人選到職通知與報到流

🎯 這條流程解決什麼

派遣業最痛、也最直接傷錢的環節，就是「人選答應了卻沒來報到」。從顧問口頭通知錄取，到第一天真正上工，中間往往隔著好幾天的空窗，而這段空窗正是人選最容易動搖的時刻：別家公司同時也在挖、薪資資訊一問三不知讓人不安、不知道報到要帶什麼證件覺得麻煩、聯繫斷掉感覺不被重視——任何一個小縫隙，都可能讓人臨陣放鳥。對派遣公司而言，這代表客戶現場直接開天窗、顧問前面所有招募功夫全白費，還得緊急補人。

用純人工方式守住這段空窗，負擔其實不小。顧問錄取一個人，要手寫或複製貼上一封到職通知、列出要帶哪些證件與表單、口頭叮嚀報到時間地點，過兩天還得記得回頭追問「資料備好了嗎、確定會來嗎」。一個顧問同時跑十幾個案子時，這些跟進動作極容易漏掉，於是「通知完就放著、報到日當天才發現人沒來」成了常態。每個放鳥案件，背後都是一筆已經投入卻血本無歸的招募成本，加上客戶端的信任損耗。

這條流程要做的，就是把錄取到報到之間的每一個接觸點都接起來、不讓它斷：媒合一確認就自動發出錄取通知、到職指引與報到文件清單，建立報到日提醒，並追蹤人選是否已讀已回，沒回的自動提醒顧問人工關懷。讓人選從錄取那一刻就感受到專業與重視、把該帶的證件一次備齊，大幅降低臨陣放鳥的機率。前段媒合可由 人選自動媒合排序流 帶入，報到上工後可接 派遣出勤異常監控流，整套報到自動化的設計可參考 /automation。

導入後的改變

導入前：錄取通知靠顧問手動發、內容東漏西漏；報到文件常常口頭交代，人選到現場才發現少帶證件得跑第二趟；後續跟進全憑顧問記性，忙起來就斷聯；放鳥往往到報到日當天才發現，補人來不及，客戶現場開天窗。

導入後：人選狀態一改成「錄取」，系統立刻寄出格式完整、資訊清楚的到職通知與文件清單，行事曆自動建好報到日與前一日提醒，並追蹤人選是否回覆，沒回的把顧問叫出來人工關懷。整段空窗從「放著等出事」變成「主動陪跑」。

以每月錄取 40 名人選估算，導入後顧問每案省下的通知與跟進工時約 20 到 30 分鐘，整體報到行政工時可降約六成；更關鍵的是放鳥率——當人選每一步都收到清楚資訊、感受到被重視，臨陣放鳥可望減少三到五成，等於直接守住對應的招募投入與客戶現場。

流程怎麼運作

1. 觸發：錄取確認（📥）：當 ATS 中某位人選的媒合狀態更新為「錄取」時自動啟動，帶出該人選對應的職缺資料。
2. 生成到職通知（✍️）：AI 撰寫節點依職缺資料帶入工時、地點、報到時間與須知，產出一封語氣專業友善的到職通知草稿。
3. 發送文件清單（📎）：透過 Gmail 或 LINE 把報到所需證件（身分證、存摺影本等）、需簽署的表單與注意事項清單一次寄齊，讓人選一趟備好。
4. 建立報到提醒（📅）：在 Google Calendar 建立報到日事件，並設定報到前一日自動提醒人選與顧問。
5. 追蹤回覆狀態（🔔）：監測人選是否已讀、是否回覆確認；超過設定時間未回應，自動 Slack 或訊息提醒顧問主動致電關懷，把可能放鳥的苗頭提早攔下。

需要的工具與串接重點

ATS 是觸發源，提供人選狀態與職缺資料的關聯。AI 撰寫節點負責把職缺資訊轉成有溫度的通知文字。Gmail 適合寄送正式通知與可下載的文件清單，LINE 則貼近台灣人選的日常溝通習慣，兩者可並行。Google Calendar 管理報到日與提醒。Google Drive 存放報到表單範本供附件連結。

串接重點：觸發條件要精準綁定「狀態變為錄取」這個事件，避免狀態反覆變動造成重複寄信；通知與提醒的工時、地點等欄位必須從職缺單帶入而非寫死，否則一改職缺就出錯；回覆追蹤要設合理的等待時間（例如 24 小時未回才提醒），太短會造成顧問疲勞；LINE 與 Email 雙軌時要避免同一資訊重複轟炸人選。

常見錯誤與注意事項

到職通知中的工時、薪資、勞健保與勞動條件涉及《勞動基準法》與派遣相關規範，AI 生成的內容一律僅為草稿。 務必由人資或顧問人工確認薪資、工時、勞健保投保與雇傭條件正確且合法之後再寄出，切勿讓系統自動發送未經審閱的雇傭資訊；錯誤的薪資或工時一旦寄給人選，可能構成爭議甚至法律責任，AI 不取代專業的人資與法遵判斷。

個資方面要特別當心：報到文件清單會請人選提供身分證、存摺等高敏感個資，蒐集時務必符合《個人資料保護法》、僅取必要資料、明確告知用途，並妥善加密保管，避免透過不安全管道傳輸。其他常見坑：通知語氣若太制式冰冷反而降低人選信任，AI 草稿要校準成專業且有溫度；報到提醒漏設前一日通知，等於少了最後一道防放鳥防線。

台灣中小企業情境案例

新北一家供應物流倉儲人力的派遣公司，旺季每月錄取近 50 人，過去報到通知全靠兩位行政手動處理，常漏寄文件清單，人選報到日少帶證件得折返，放鳥率一度逼近兩成，客戶倉庫三天兩頭缺人。導入這條到職流後，錄取一確認就自動寄出完整通知與文件清單、建好報到提醒，沒回覆的自動把顧問叫出來關懷。兩個月後，人選反映「資訊很清楚、感覺很正規」，放鳥率明顯下滑、報到當天少帶資料的情況幾乎絕跡，客戶現場開天窗的抱怨大幅減少。

延伸應用

這條流程顧好的是「錄取到報到」這段，往前往後都能再延伸。報到完成後可自動接 派遣出勤異常監控流，讓人選一上工就進入出勤追蹤；也能加一段「報到後第三天關懷訊息」，降低試用期初期的流失。同樣的「事件觸發、自動發通知、追蹤回覆、未回升級提醒」骨架，換個情境就能用在客戶簽約後的文件催收、活動報名後的提醒等場景，更多文案配方可到 /recipes 取用，整體自動化架構參考 /automation。

流程圖

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