中醫診所線上預約掛號自動化

🎯 這條流程解決什麼

中醫診所的櫃檯常常是全院最忙的位置：一邊要幫現場病人報到收費、一邊要接電話掛號、還要安撫排隊的人。尖峰時段（通常是早診開門前半小時與晚診下班後）電話幾乎佔線，病人打不進來就乾脆現場排隊，或在 LINE 上重複留言，造成同一個人被登記兩三次。手寫掛號本不只難查、字跡潦草容易看錯，遇到病人臨時改時間還要塗改重排，整本越改越亂。

把這些隱形成本算清楚：一通電話掛號從接起、問診別、查時段、登記到掛斷，平均要兩到三分鐘，尖峰一小時接三十通就是一個櫃檯人力被綁死。更慘的是漏接——打不進來的病人有相當比例會轉去別家，等於把上門的生意推走。初診資料若在電話裡匆匆問，常常漏問過敏史、慢性病或正在服用的藥，看診時醫師還要重問一次，拖慢看診節奏。

這條流程讓病人從官網或 LINE 自助填單，系統依醫師看診表自動分配時段、避免衝堂，把預約寫進診所共用行事曆，並即時回傳 LINE 或簡訊確認。櫃檯不必再守著電話，只要每日早班覆核名單、補登初診資料，就能把掛號量穩穩接住。想搭配回診提醒與衛教自動發送，可參考 /workflows 其他中醫診所流程，到 /recipes 找診所經營食譜，或從 /automation 了解整體自動化規劃。

導入後的改變

導入前，掛號靠電話與現場，櫃檯被話筒綁住，漏接與重複登記天天上演，初診資料殘缺。導入後，病人 24 小時都能自助掛號，系統自動配號、自動發確認。以一間每日看診五十至八十人次的診所估算：櫃檯接掛號電話的時間可省下約六到七成，等於把一個人力部分解放出來服務現場病人；因電話佔線而流失的初診病人明顯減少；重複登記與排錯時段幾乎歸零。線上表單把初診欄位設成必填後，醫師看診前就能掌握基本病史，看診更順、體驗更好。

流程怎麼運作

第一步「接收掛號」，病人從官網或 LINE 表單填寫姓名、聯絡方式、主要症狀、希望時段，並勾選初診或回診。第二步「分配時段」，系統讀取醫師看診表與當日剩餘號次，依規則自動配出可預約時段，並擋掉已滿或衝堂的時段，避免兩人撞同一號。第三步「寫入行事曆」，確認後的預約即時寫進診所共用的 Google Calendar，櫃檯與醫師打開就看得到當日名單。第四步「發送確認」，用 LINE 或簡訊回傳預約成功通知，附上看診日期、時間、號次與報到提醒，必要時加上報到時間與停車資訊。最後「人工覆核」，櫃檯每日早班檢視名單，處理改期、特殊需求與初診資料補登。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make 接線上表單送出事件。表單可用官網嵌入或 LINE 圖文選單導入。Google Calendar 作為共用行事曆與時段真實狀態的來源。LINE Notify 或簡訊負責確認通知。Google Sheets 留一份掛號總表方便查詢與統計。串接重點：醫師看診表與行事曆要設為唯一真實來源，避免線上與現場各排各的造成超賣號次；時段配號邏輯要先想清楚每診上限與保留現場名額的比例；表單欄位區分初診與回診，初診才跳出完整病史欄位。

常見錯誤與注意事項

掛號表單會蒐集姓名、聯絡方式與症狀等個人健康資訊，屬敏感個資，請確認已取得病人同意、表單與資料庫加密傳輸與存放，並僅限授權人員存取。最常見的錯誤是把自動配號當成最終確認而省略人工覆核——特殊需求（如行動不便、指定醫師、需較長診療時間）必須由櫃檯人工調整，人工覆核節點不可略過。另外要特別強調：線上掛號只處理行政排程，病況評估仍須由專業醫師當面問診，自動化不取代任何醫療判斷，表單上的症狀描述僅供安排參考，不得用來做任何診斷或建議。

台灣中小企業情境案例

新北一間社區型中醫診所，過去早診一開門電話就響不停，櫃檯小姐常常一手話筒一手收費，病人抱怨打不進來。導入線上掛號後，約六成病人改用 LINE 自助掛號，櫃檯電話量明顯下降，能專心服務現場與幫長輩補登資料。診所還發現初診填得比口頭問得完整，醫師看診更省力。三個月下來，初診人數因為「隨時掛得到號」而穩定成長，口碑也跟著變好。

延伸應用

這條流程可往後串接看診前一天的自動提醒，降低爽約率；可在看診後自動推送回診提醒與衛教內容，提升回診黏著；也能加上候補機制，當有人取消時自動通知候補名單遞補，把空號補滿。連鎖診所還能把多院所時段整合在同一介面，讓病人就近選點，整體預約轉換更順暢。

流程圖

用到的工具

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