詢價打樣自動收件報價

🎯 這條流程解決什麼

制服與工作服訂製的詢價，幾乎全靠人接、人問、人報。客人從官網表單、LINE 官方帳號、業務私人 LINE、信箱四面八方丟進來「一件多少、可以打樣嗎、急件來得及嗎」，業務得一個個回，再一來一回問清楚款式、件數、布料、印繡位置、預算範圍。光是把報價需要的資訊問齊，往往就要往返三五趟。

純人工處理時，詢價散落在各業務的個人帳號與信箱裡，沒有統一的進件入口，主管根本看不到今天進了幾組詢價、哪些還沒回。資料問不齊就報不了價，業務一忙起來——尤其旺季——就容易漏回某幾組，案子放著放著就冷掉，客人轉頭找了別家。打樣排程也常出包：答應客人寄樣衣卻忘了排、寄出去又沒追回收，樣衣寄丟、進度卡住都得事後補救。詢價環節的鬆散，等於把好不容易上門的生意，從入口處就漏掉一截。

導入後的改變

導入前，詢價分散在各管道、各業務手上，需求靠人工反覆追問，旺季漏回流失案件是常態，打樣排程靠記憶容易出包，主管看不到詢價全貌。

導入後，所有管道的詢價統一進件、自動追問補齊需求、依款式與數量帶出參考報價草稿，有意向就建打樣工單，未回覆的自動提醒跟進。業務從「逐則手回、反覆問」轉為「審草稿、推進案件」，每組詢價的處理時間可省下約一半，漏回流失的案件明顯減少。主管則終於有一面看得到全貌的案件看板，清楚每組詢價卡在哪一階段、轉換率如何。對訂製廠來說，這條流程守住的是最前端的生意入口，把原本悄悄流失的詢價救回來，直接反映在報價數與成交量上。

流程怎麼運作

第一步・接收詢價。 流程整合 Google Forms 表單、LINE Official Account 與 Gmail 三個管道的詢價，無論客人從哪裡來，都統一進入同一個待報價佇列，從源頭解決進件分散的問題。

第二步・需求補齊。 對資訊不齊的詢價，流程自動以問答方式追問關鍵欄位：款式（POLO、襯衫、外套、圍裙等）、件數與尺寸分布、布料等級、印繡需求與位置、預算範圍與期望交期，把報價所需資訊一次補齊。

第三步・初步估價。 AI 估價 API 依款式與數量，套用對應的參考單價區間（數量越大單價越低），加上印繡工法的加價，產出一份初步報價草稿，讓業務有底可改。

第四步・排打樣。 客戶表達意向後，流程建立打樣工單，登記要打哪些款、樣衣寄出日與期望回收日，並把工單同步到 Notion 案件卡，避免打樣承諾被遺漏。

第五步・追蹤跟進。 對超過設定時間未回覆的詢價，流程定時提醒對應業務跟進，把每組詢價的階段（待補齊、待報價、已報價、打樣中、待成交）清楚標示在案件看板上，主管一目了然。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。Google Forms、LINE Official Account、Gmail 是三大進件管道，串接重點是把不同來源的詢價正規化成統一的案件格式，後續才好處理。AI 估價 API 負責帶出參考單價，提示詞要設定好各款式的單價級距與印繡加價規則，並明確標示輸出僅為初步參考。Notion 作案件看板與打樣工單管理，是整條流程的中樞，案件階段、打樣進度、跟進記錄都集中在此。串接時要注意 LINE 自動追問的節奏，問題一次別丟太多，避免客人覺得被機器人疲勞轟炸而不耐；複雜或高單價的詢價，應設條件轉由業務人工接手。

常見錯誤與注意事項

自動估價只是初步參考，不能直接當成正式報價發給客戶。實際單價受布料即時行情、印繡工法複雜度、急件加價、數量級距影響，最終報價務必由業務人工確認後再正式發出，系統不取代專業估價判斷。 把 AI 草稿當定價直接報給客人，很容易報出低於成本或不符實況的價格，事後再改價既傷信任也難收場。

常見錯誤包括：自動追問太冗長把客人問跑、AI 估價草稿未經人工核對就外發、打樣工單建了卻沒追回收。建議在每份初步報價上標明「此為參考報價，實際以正式報價單為準」，並對打樣設定明確的寄出與回收追蹤，避免樣衣流程斷在半路。

台灣中小企業情境案例

台中一家做工作服與團體制服的訂製廠，過去詢價全靠三位業務各自的 LINE 和信箱接，旺季一天進來十幾組，業務忙著趕現有訂單，常常漏回好幾組，主管也不知道到底流失了多少生意。導入這條流程後，所有管道的詢價統一進件、自動補齊需求、帶出初步報價草稿，未回的自動提醒業務跟進，打樣也都建了工單追進度。三個月後，詢價的回覆涵蓋率從估計七成提升到接近全數有回，打樣寄出後沒追回收的情況幾乎消失，主管第一次能在看板上清楚看到每組詢價的轉換狀況，業務也不再為了翻找散落的詢價而焦頭爛額。

延伸應用

這條流程可往後接 生產排程與進度看板，成交的案件直接帶入尺寸收集與投產排程，把詢價、打樣、生產、交貨串成完整鏈路；也能把詢價資料累積成分析，看出哪類款式詢問最多、哪個價格帶轉換最好，回頭優化估價級距與行銷主打。估價回覆與打樣通知的文案可參考 客服與報價回覆 配方優化。若想擴充，可串接 更多詢價收單與客服自動化設計，加入常見問題自動回覆、報價未成交再行銷等環節，讓訂製廠從最前端的詢價入口就不再漏接任何一筆生意。

流程圖

用到的工具

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