設計專案進度追蹤流

🎯 這條流程解決什麼

一個網站專案，從來不是一條直線跑完的。它同時橫跨視覺設計、切版、前端、後端、內容上稿好幾條線，每條線又卡著不同的人、不同的依賴關係——設計沒定稿切版就不能動、客戶素材沒給內容就上不了、後端 API 沒好前端就接不上。專案經理（PM）每天的日常，就是在各個群組裡輪流問：「首頁設計好了沒」「客戶 logo 檔給了嗎」「會員系統那支 API 進度如何」。進度散在每個人的腦袋和各自的待辦清單裡，PM 得靠人工一個個追、一個個對，才能拼湊出專案到底跑到哪。

這種「靠追工維持的進度掌握」有兩個致命問題。第一是耗時：PM 每天花在問進度、彙整狀態、寫週報的時間，可能佔掉大半個工作天，真正用在協調與解決問題的時間反而被擠壓。第二是風險滯後：某個任務其實已經卡了三天，但因為沒人主動回報、PM 也沒及時問到，往往要拖到交期前才爆出來，這時候要嘛加班搶救、要嘛跟客戶道歉延期，兩種都傷。對同時管著好幾個案子的設計公司來說，這種「進度不透明、風險晚發現」的狀態，是專案延誤與團隊內耗的主因。

這條流程，就是要把「靠人追」的進度掌握，變成「系統自動彙整、風險主動示警」。

導入後的改變

導入前，PM 像個人肉儀表板：每天在群組裡到處問、把回覆拼成自己的進度認知、再手動寫成週報給客戶。資訊永遠有時差，等他發現某環節卡住，常常已經晚了。一週寫好幾份客戶週報，又是一筆不小的重複勞動。

導入後，系統每天自動掃描 Trello / ClickUp / Asana 各專案板，並在任務狀態一變更就即時更新，彙整出設計、切版、前後端各階段的真實進度，由 AI 整理出「本期完成了什麼、哪些在等客戶回覆、哪些有逾期風險」，並對延誤任務示警、推估對交期的影響。PM 打開就能看見全局，不必再到處問；風險在它還小的時候就被標出來，能提前調度人力或跟客戶溝通，而不是到交期前才救火。週報也自動生成內部完整版與客戶精簡版兩種，PM 審過措辭就能外發。原本每天耗在追工與寫報告的大量時間，被釋放回真正的專案推進，交期延誤與臨時加班也跟著減少。

流程怎麼運作

對照上方節點，流程是這樣運作的：

第一步「每日掃描」，排程器每天定時掃描各專案管理板，同時設定 Webhook 讓任務狀態一有變更就即時更新，確保進度資料隨時是最新的。

第二步「彙整階段進度」，系統拉取設計、切版、前端、後端各階段的任務完成度與卡關項，把分散在各看板的狀態整合成單一視圖。

第三步「AI 整理重點」，AI 摘要節點把一堆任務卡歸納成人話：本期完成了哪些里程碑、哪些任務正在等客戶回覆或提供素材、哪些有逾期風險，讓 PM 一眼抓到重點而非翻幾百張卡。

第四步「逾期示警」，標記出已延誤或即將延誤的任務，並推估它對整體交期的連帶影響（例如「設計延兩天，可能壓縮到測試時間」），提前提醒 PM 處理。

第五步「分版週報」，自動產出兩個版本——給團隊的內部完整版（含細節與風險）、給客戶的精簡版（重點進度與待客戶配合事項），PM 審過後外發。想了解「排程 + 狀態變更觸發」的雙觸發設定，可參考 自動化 的說明。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。專案管理工具（Trello / ClickUp / Asana 擇一）是進度的真實來源，串接其 API 與 Webhook 取得任務狀態。Google Sheet 可作為跨專案的彙總層，方便橫向看所有案子。AI 摘要節點負責把任務轉成重點。Slack / Line 推即時示警，Email 發週報。

串接重點：一是任務板的欄位與狀態定義要先標準化（例如統一用「待辦／進行中／待客戶／已完成／逾期」），AI 才好歸納；二是「待客戶回覆」要設成獨立狀態，因為這類卡關不是團隊的問題、卻最常被忽略，標出來才能主動催客戶；三是逾期示警的判定基準（依截止日或依依賴關係）要設清楚，避免狂報假警。客戶提供的素材檔案整理，可搭配 檔案彙整 配方加速收件與歸檔。

常見錯誤與注意事項

第一，逾期示警與交期影響都只是系統依規則推估，不是定論。實際的人力怎麼調度、要不要跟客戶談延期、交期能不能承諾，仍需 PM 綜合團隊狀況人工判斷後決定。把推估當參考、把決策留給人，才不會被機器的數字綁架。

第二，對客戶外發的進度週報，務必由 PM 親自審過措辭與機敏資訊再送出。自動生成的客戶版可能不小心帶出內部用語、團隊內部的卡關抱怨、或還沒對客戶說明的延誤，這些直接寄出去會出事。客戶看到的每一份報告都是專業形象，自動化負責備稿，把關的是 PM。

第三，AI 摘要可能漏掉看板上沒被正確標記的隱性風險，所以「系統說沒問題」不等於「真的沒問題」，關鍵專案 PM 仍要親自巡板。自動化不取代專案經理的判斷與責任，它只是讓 PM 把時間花在判斷上，而不是花在收集資料上。

台灣中小企業情境案例

台北一間十多人的「光合數位」，同時跑著五六個網站案，PM 每天上午幾乎都在群組裡追進度、下午忙著手寫各案客戶週報，常常累到沒空提前發現問題。某個電商案就因為「客戶遲遲沒給商品圖、但沒人主動追」，拖到上線前一週才發現內容根本來不及上，全團隊熬夜趕工還是延期，客戶很不滿意。

導入這條流程後，系統每天自動彙整各案進度，把「等客戶回覆」的項目單獨列出來示警。PM 早上一打開就看到「A 案：商品圖已等待 5 天，影響內容上稿」，立刻請業務去催客戶，問題在還來得及時就解決了。客戶週報也由系統先擬好精簡版，PM 審個措辭五分鐘就發出，不必再從頭打字。團隊回饋，PM 每天省下大半的追工與寫報告時間，能真正去協調卡關、盯關鍵節點；那一季的專案準時交付率明顯提升，臨時加班也少了很多。

延伸應用

這條流程的骨架是「自動彙整 + AI 摘要 + 風險示警 + 分版報告」，可以往多個方向擴充。可以加上「工時 vs 預估」的追蹤，提早發現某個案子是不是做超工、毛利被吃掉。可以把客戶版週報做成自助查詢頁，客戶隨時能看進度，減少來回詢問。專案啟動階段，可承接 工作流 裡報價提案環節的範疇清單，直接轉成任務板上的任務，讓「報價 → 排程 → 追蹤」一條龍接起來。長期累積的進度資料，還能反過來分析：哪個階段最常卡、卡關通常卡在團隊還是客戶端，當作優化排程與管理客戶配合度的依據。把進度追蹤系統化，PM 才能從「追工的人」升級成「真正在管專案的人」。

流程圖

用到的工具

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