報價提案自動產出流

🎯 這條流程解決什麼

報價，是網頁設計接案最容易卡住、也最容易丟單的環節。一個典型的詢價進來後，業務要先翻出半年前做過的舊報價單當參考，再去問前端工程師「這個會員系統大概要幾天」、問設計師「這種風格切版要多久」，等大家有空回覆、估完工時，業務再打開 Word 或簡報，一格一格手動填項目、單價、折扣、付款條件，最後排版、轉 PDF、附上公司作品集，整套做完往往要兩到三個工作天。

問題是，這兩三天正是客戶決策最熱的時候。多數客戶同時詢問三到五家廠商，誰先把一份清楚、專業、看起來有誠意的提案送到客戶信箱，誰就先進入候選名單。報價慢，等於把熱騰騰的客人晾在那邊冷掉，最後常常輸給「報價沒比較好、但比較快」的同行。

以一家中小型網頁設計公司來說，假設業務月薪約五萬、每月處理二十件詢價，光是報價這件事每件耗掉業務一個半小時加上工程師、設計師各半小時的對焦時間，換算下來每月在「做報價」上的隱性人力成本就超過三萬元，而且其中還有大半的詢價最後沒成交，等於白做。這條流程就是要把這段重複勞動交給自動化，讓業務把時間花在真正需要人判斷的地方——談價格、談需求、談信任。

導入後的改變

導入前：詢價進來 → 業務四處問工時 → 等回覆（半天到一天）→ 手動填報價單 → 排版轉 PDF → 主管審 → 寄出。整段平均 2 到 3 個工作天，過程中業務要追著工程師跑，估價基準每個人不一樣、容易漏項，舊報價單複製貼上還常忘了改公司名或專案名稱，出包讓客戶觀感打折。

導入後：需求一確認，系統就依功能模組自動對照工時表估算人天、套用標準報價模板、生成含作品案例的完整提案 PDF，業務只需要審金額、微調折扣，最快當天就能寄出。報價產出時間從 2 到 3 天壓到數小時，業務每件省下約 1.5 小時、工程師與設計師各省約 0.5 小時的對焦。對成交的影響更直接：搶在競爭對手前送出提案，能明顯拉高進入客戶短名單的機率，合理估計報價階段的回應速度提升後，整體成案率可望增加一到兩成。對二十件月詢價量的公司來說，這代表每月多接一到三案的潛在空間。

流程怎麼運作

這條流程對應 frontmatter 的五個節點，逐步說明如下：

1. 觸發：需求確認——當諮詢完成、業務與客戶確認了功能清單、頁數與設計風格後，透過表單送出或手動點按觸發。輸入內容包含：要做幾頁、是否需要會員系統／金流串接／多語系／後台 CMS、設計風格偏好、是否含 RWD 等。需求若來自前段接洽，可直接承接 自動化接案流程 整理好的客戶資料，省去重新登打。

2. AI 估算工時——系統把每個勾選的功能模組對照公司內部的「工時對照表」（例如：形象頁 0.5 人天、會員系統 5 人天、金流串接 3 人天），由 AI 節點彙整初估設計與開發總人天，並依緊急程度提示是否需要加價。這一步只產生「初稿數字」，給業務當談判起點。

3. 套用報價模板——把估算出的項目、單價、小計、折扣與付款條件（例如訂金 50%、期中款 30%、尾款 20%）自動填入標準報價文件，欄位對齊、合計不會算錯，也不會發生漏項或忘改客戶名稱的低級失誤。

4. 生成提案 PDF——套版輸出一份完整提案，前面附公司簡介與相關作品案例，後面接報價明細與服務流程說明，整份看起來專業一致。提案的案例描述與服務文案，可先用 內容改寫配方 優化得更貼近客戶產業。

5. 送主管審核——系統通知業務與主管，提醒「這是初稿，請人工確認金額」。主管審過、業務微調後，才正式寄給客戶。自動化負責把草稿備好，最後一哩的商務判斷留給人。

需要的工具與串接重點

• platform（n8n / Make）：作為整條流程的中樞，串起表單觸發、試算、文件生成與寄送。建議用 n8n 自架以便保留報價資料在自家環境，Make 則適合不想維運伺服器的小團隊。
• Google Sheet 報價表：存放工時對照表與單價基準，是整套估算的「定價大腦」。把它獨立成一張表，調價時只改這裡，所有報價同步更新。
• AI 估算節點：負責把勾選的功能轉成人天與金額初稿，並能根據需求描述補上容易被漏掉的工項（如測試、上線部署、教育訓練）。
• 文件模板 / Docs：維護一份排版好的提案母版，用變數欄位讓系統自動代入。
• PDF 產生器與 Email：把套好的文件轉 PDF，寄送步驟建議設成「審核通過才發」，不要全自動寄出。

串接重點：定價基準一定要集中在一處管理，避免散落在多個節點；AI 估算結果要保留「可手動覆寫」的欄位；寄送務必卡一道人工審核閘門。

常見錯誤與注意事項

報價金額直接關係到公司營收與合約義務，這是整條流程最敏感的地方，務必守住以下原則：

• AI 估算僅供初稿參考：工時與費用的最終單價、折扣與付款條件，一律由業務與主管人工確認後再對外提出。自動化不取代專業的成本評估與商務談判。
• 絕不全自動寄出含金額的提案：寄送一定要卡人工審核閘門。一旦錯誤金額寄到客戶手上，等於書面承諾，事後要漲價極為被動。
• 付款條件與合約條款需法務或負責人把關：尤其是違約金、智財權歸屬、維護期等條款，不可只靠模板帶過。
• 客戶資料屬個資：報價過程蒐集的聯絡方式與需求內容要妥善保存、限制存取，避免外洩。
• 作品案例的著作權：提案附的案例若涉及客戶授權範圍，引用前先確認是否可對外展示。

台灣中小企業情境案例

台中一家七人規模的網頁設計工作室「沐光設計」，過去業務小林一個人扛所有詢價，每天光做報價就佔掉大半工作時間，旺季時甚至要拖到第三天才回客戶，眼睜睜看著好幾個案子被報價更快的同行接走。導入這條流程後，工時對照表一次建好，詢價進來業務勾完需求，系統當天就生出一份附作品集的完整提案，小林只要審金額、調折扣。三個月下來，報價回應時間從平均 2.5 天降到半天內，業務每月省下超過二十小時，原本被速度拖累的成案率提升了約一成五，旺季也不再因為來不及報價而漏單。老闆形容：「以前報價是業務的惡夢，現在變成按一個鍵的事。」

延伸應用

這條流程的骨架可以再延伸出更多變化：把工時對照表換成不同產業的報價基準，就能服務平面設計、影片製作、SEO 行銷等接案類型；在生成 PDF 後加一個「自動建立 CRM 報價紀錄」節點，方便日後追蹤哪些報價成交、哪些流失，回頭優化定價；也可以接上電子簽核，讓客戶確認後直接線上簽約，把報價到簽約一路打通。想更進一步，可把成交後的專案排程、付款追蹤都納入 自動化流程庫 一併串起，搭配其他 實用配方 與 工作流範本，讓整個接案到交付的鏈路都自動運轉。

流程圖

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