退房清潔派工與房況回報自動化流程

🎯 這條流程解決什麼

民宿房務最緊張的場景，是當日轉房與連住的混亂。早上 11 點旅客退房、下午 3 點下一組就要進來，中間只有四小時的整備空窗；當天有三、四間房同時退、又有不同的下一組入住時間，房務人員站在走廊上根本不知道該先掃哪一間。主人只好一間間用 LINE 問「好了沒」「這間掃完了嗎」，房務人員一邊掃一邊回訊息，雙方都在切換、都在等。更怕的是溝通漏接：房務以為主人會通知下一組、主人以為房況已經更新，結果旅客到了門口房間還在整理，第一印象瞬間扣分。

把成本攤開：一間六到八間房、旺季天天客滿的民宿，主人每天光是用 LINE 追房務進度、手動更新哪間可售、再通知下一組可以入住，零零總總要花 1 到 1.5 小時在「協調與追蹤」上，而這完全是沒有產值的內耗。派工不公或漏排，還會造成房務人員忙閒不均、士氣低落，外包清潔更可能因為沒人講清楚優先序而先掃了沒那麼急的房，急著轉的房反而拖到。一旦轉房空窗沒控好、旅客提早到卻沒房可進，輕則尷尬、重則直接換來一則差評。

這條流程在退房發生時自動產生清潔工單、智慧派工、收回報、更新房況，把主人從「人肉派工調度中心」解放出來。更多團隊調度與店務 /automation 的組合可參考 /workflows 工作流總覽，內部協作範本見 /recipes。

導入後的改變

導入前：主人用 LINE 一間間追房務進度，每天 1 到 1.5 小時在協調；派工靠口頭、易忙閒不均；房況更新靠記憶，常發生旅客到了房間還沒好；轉房空窗難控。

導入後：退房一觸發就自動產生清潔工單並標註房型、是否連住、下一組入住時間；系統依清潔工時、房務班表與當日待整房數自動派工並排優先序；房務整備完成上傳照片與耗材清單，房況自動轉為可售並啟用下一組報到資訊。

合理效益估算：主人每天的協調與追蹤時間從 1.5 小時降到 15 分鐘以內，省下約八到九成；派工排序自動化後，急轉房優先處理，轉房空窗平均可縮短 30 分鐘以上，旺季「旅客到了房還沒好」的事故大幅減少；房務人員照系統清單走、工作量分配更平均，外包溝通成本也降低。整體讓接待動線從「靠人盯」變成「靠流程跑」。

流程怎麼運作

第一步「退房觸發」：依房況總表的退房日期到期、或收到旅客退房通知時自動產生一張清潔工單，工單上標註房型、這間是否為連住（連住只需簡單整理、非連住要完整深度清潔）、以及下一組的入住時間，讓緊急程度一目了然。

第二步「智慧派工」：系統依各房型的標準清潔工時、房務人員當日班表、以及當天待整房總數，自動把任務分派到任務看板並排定優先序——下一組越早進來的房排越前面，連住房與隔日才有客的房往後排。房務人員在自己的看板或 LINE 上就能看到今天要掃哪幾間、順序為何。

第三步「完成回報」：房務整備完成後，透過表單上傳整理後的房間照片與需補充的耗材清單（備品、沐浴用品等）。若發現破損、設備故障或旅客遺留物，就在表單勾選異常並標記，系統不自動處理，直接轉給主人。

第四步「房況更新」：在通過檢視關卡後，整備完成的房自動把房況改為「可售」，並通知對應下一組入住的報到資訊（如門鎖密碼、入住引導）可以正式啟用，銜接接待動線。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。試算表是房況與清潔工時的核心資料，要有各房型標準工時、退房日、下一組入住時間欄位。任務看板（如 Trello、Notion 或簡易看板）呈現派工清單與狀態。表單（Google 表單或同類工具）讓房務上傳照片、耗材清單與異常標記。LINE 官方帳號把派工任務與優先序推給房務人員。Google Calendar 可呈現整體整備排程與班表。串接重點：派工演算法要把「下一組入住時間」當主要排序依據，工時當輔助；連住與非連住要區分不同的清潔標準與時間；房況自動轉可售前，建議保留一道主人或管家的確認關卡，而不是房務一回報就直接開賣。

常見錯誤與注意事項

最需要謹慎的是旅客遺留物的處理。遺留物涉及財物與隱私，拾獲、保管與聯繫歸還務必由人工確認處理，系統只負責標記示警、絕不自動對外發送旅客資訊或自動聯繫，AI 不取代人對財物歸屬的判斷。房況自動轉可售前，強烈建議保留主人或管家的最後檢視關卡，避免「清潔其實還沒實際完成、系統卻已排進下一組」的尷尬。設備破損、漏水、電器故障等異常一律轉人工評估，不可只靠房務勾選就略過。房務回報照片可能拍到房內細節與旅客痕跡，與旅客個資一樣僅供內部管理使用，不對外公開、不上傳到不受控的平台。

台灣中小企業情境案例

台南一間八間房的老屋民宿，旺季天天客滿、當日轉房是常態。過去管家每天從早上就被主人的 LINE 訊息追著跑，「三樓那間好了嗎」「下午那組可以進了嗎」問個不停，有次因為漏通知，旅客 3 點到門口房間還在整理，換來一則「房間沒準備好」的差評。導入這條流程後，退房自動派工、依下一組入住時間排序，管家照看板掃、掃完拍照回報，房況經主人最後確認才轉可售並啟用報到資訊。上線後轉房空窗縮短、再沒發生旅客撲空，主人每天少花一個多小時追進度，房務團隊也因為工作分配公平而更願意配合。

延伸應用

這條流程可往前接 訂房確認流程 取得準確的退房與下一組入住時間，往後接 入住前通知流程 在房況轉可售後自動啟用下一組的報到資訊，串成完整接待動線。耗材清單累積後，可加一條備品庫存自動化，當某項用品補充頻率異常時提醒主人補貨。異常回報資料則能彙整成設備維護紀錄，讓主人掌握哪間房、哪項設備最常出狀況，提前安排保養。若有多位外包清潔，還能擴充成計件結算，依完成工單數自動計算外包報酬。

流程圖

用到的工具

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