入住前通知與自助報到資訊推送流程

🎯 這條流程解決什麼

旅客入住前的問題永遠是那幾個：「怎麼到」「幾點可以 check in」「門鎖密碼是多少」「附近有沒有停車」。主人一天得回好幾輪一模一樣的訊息，旺季時同樣的交通指引貼來貼去貼到手軟；最累的是等門——旅客說晚上九點到，結果塞車拖到十一點，主人只能放下手邊的事在門口苦等，等到深夜還在等一通「我到了」。對沒有設櫃台、靠主人一人或小團隊經營的民宿來說，這種「隨時待命」的接待方式，幾乎把人綁死在民宿裡。

把成本算清楚：一間每天有新客入住的民宿，主人每組客人平均要回 4 到 6 則入住前的問答訊息、外加當天的報到引導與等門，零碎時間加起來每組客人耗掉 30 到 50 分鐘；旺季一天進三、四組，等於主人一天有兩到三小時被切碎在重複回訊與守候上。這些時間沒有任何加值，卻讓主人無法專注在真正能提升口碑的事——餐點、體驗、特殊客人的照顧。更糟的是訊息給得不一致：有的客人拿到詳細指引、有的只拿到地址，自助入住的體驗品質參差，第一印象就此分高下。

這條流程依入住日期分時段自動推送交通、報到與門鎖資訊，並蒐集旅客需求回填房務，讓旅客自助入住順暢、主人從重複回訊與等門中解放。想看更多接待與店務 /automation 的串接，可參考 /workflows 工作流總覽，客戶溝通範本見 /recipes。

導入後的改變

導入前：主人一天回好幾輪重複的交通與 check in 問答；每組客人耗 30 到 50 分鐘零碎接待；深夜還在等門；訊息給得不一致，自助入住體驗參差。

導入後：系統依房況總表入住日期，於入住前 3 日、前 1 日與當日自動分時段推送——前幾天先給交通與停車指引，當天再發自助報到流程、門鎖臨時密碼與緊急聯絡方式，同時蒐集預計抵達時間與加床等需求回填房務交辦。

合理效益估算：主人每組客人的接待溝通時間從 30 到 50 分鐘降到 5 分鐘以內（只需處理少數特殊狀況），重複回訊工作量減少約八成五；因為資訊清楚一致又即時，旅客「找不到路」「不知道怎麼進門」的求助電話大幅減少；搭配智慧門鎖的臨時密碼，主人幾乎不必再守在門口等門，真正實現自助入住。對一人經營的民宿，這條流程等於把每天兩三小時的待命時間還給主人。

流程怎麼運作

第一步「排程觸發」：定時排程每天讀取房況總表，找出符合條件的入住日期，於入住前 3 日、前 1 日與當日分別觸發對應內容的通知，每個時間點推送的資訊不同、循序漸進。

第二步「交通指引」：在入住前幾天先推送民宿地址、停車資訊、大眾運輸路線、Google 地圖連結與常見問題，讓旅客提早規劃行程、降低當天找路的焦慮。

第三步「報到資訊」：入住當日發送自助報到流程、門鎖臨時密碼（或鑰匙取放點）與緊急聯絡方式，旅客照著步驟就能自行入住，不必苦等主人現身開門。

第四步「需求蒐集」：在通知中詢問預計抵達時間、是否需要加床、嬰兒床、停車位等需求，旅客回覆後自動回填房務交辦事項，讓房務提前準備；遇到特殊或臨時的需求則標記轉主人處理，不讓系統自作主張。

需要的工具與串接重點

平台用 n8n 或 Make。試算表是房況與旅客資料的核心，要有入住日、退房日、聯絡方式、門鎖密碼欄位。LINE 官方帳號是主力推送管道（台灣旅客最習慣），Email 與簡訊閘道作為備援，確保沒加 LINE 的旅客也收得到關鍵資訊。智慧門鎖 API 用來產生與管理臨時密碼，建議設定密碼的有效時段（如入住當日下午到退房日中午）。串接重點：每個時間點的推送內容要分開設計、避免一次塞太多資訊；門鎖密碼一定要綁定有效期限，退房後自動或人工確認失效；需求蒐集的回覆要能結構化回填到房務交辦，而不是散落在對話裡。

常見錯誤與注意事項

門鎖臨時密碼是這條流程最敏感的環節。密碼產生與啟用時段建議設定有效期限並保留人工確認環節，退房後務必確認密碼失效，避免外洩造成下一組旅客或屋主的安全風險，AI 不取代人對安全的把關。緊急聯絡資訊請確保是即時可達的真人管道，勿全程依賴自動化——半夜旅客真的進不了門時，必須有人能接電話。旅客的抵達時間、聯絡方式與住宿需求屬個資，僅供接待與房務調度使用，不對外公開、不轉作行銷。另外，自動推送的內容要定期檢查（如停車場改點、交通路線變更），避免發出過時資訊誤導旅客。

台灣中小企業情境案例

南投一間山區四間房的景觀民宿，位置偏僻、手機訊號時好時壞，過去旅客常在山路上迷路打電話求救，主人一個晚上要接好幾通指路電話，深夜還得開車下山接迷路的客人。導入這條流程後，系統在入住前 3 日就推送詳細的上山路線、最後一段產業道路的提醒與地圖連結，當天再發門鎖密碼與抵達引導。旅客資訊充足、密碼自助開門，迷路求救電話減少了大半，主人終於能準時休息。需求蒐集也讓房務提前備好嬰兒床，親子客人的滿意度明顯提升。

延伸應用

這條流程往前可串 訂房確認流程 取得最新房況與旅客資料，往後可接 清潔派工流程，在退房後銜接下一組整備與報到啟用，形成完整接待閉環。需求蒐集的資料還能延伸成加值銷售，例如詢問是否需要安排在地導覽、預訂晚餐或接駁。離店後可再加一條感謝與邀評流程，趁旅客體驗記憶最鮮明時邀請評論。若導入多語版本，同一套架構能對外籍旅客自動推送對應語言的入住指引，擴大客源。

流程圖

用到的工具

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